RFID根據(jù)其工作頻段可分為低頻125~134kHz，高頻13．56MHz，超高頻915MHz微波(2.45)GHz)RFID等等。該技術(shù)利用磁場互感原理讀取物體信息，具有邊界清晰、特征明顯、磁場分布規(guī)律性強、人體安全、射頻識別密碼保護、安全性高等特點，被各行各業(yè)廣泛使用，檔案館無非如此。

現(xiàn)代檔案館的智能化管理是現(xiàn)代檔案館的結(jié)合RFID技術(shù)和信息處理技術(shù)通過中央信息管理系統(tǒng)檢測檔案的準確位置，控制檔案中的各種智能設備，實現(xiàn)檔案管理的自動化和系統(tǒng)化，確保檔案管理的安全。

入庫時，檔案袋或檔案盒會粘貼一個RFID標簽通過標簽與系統(tǒng)中的信息綁定。讀寫器掃描檔案時，會讀取標簽信息，系統(tǒng)會自動搜索檔案的相關內(nèi)容。

使用智能密集架進行檔案管理是一種自動模式。檔案上架時，將檔案隨意放置在智能密集架的空余位置和智能密集架中RFID天線板將自動打開掃描模式，將檔案位置與檔案信息綁定并反饋給系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)可通過設置自動刷新，實時更新架體內(nèi)的檔案位置及相關信息，即使檔案無序上架，也可有序管理。

借閱檔案時，通過RFID技術(shù)綁定了用戶的借閱卡信息。用戶到圖書館員工作站刷借閱卡借閱，管理人員根據(jù)用戶需求查詢檔案位置，系統(tǒng)自動點亮密集架中檔案的具體位置，管理人員到相應位置取文件，用戶完成借閱程序取文件。

檔案歸檔時，用戶在圖書館員工作站辦理歸還手續(xù)、標簽讀寫、借閱卡等手續(xù)，完成檔案歸還。管理人員通過系統(tǒng)掃描標簽信息，查閱檔案歸還位置，并根據(jù)系統(tǒng)和密集架指示燈提示將檔案放在正確位置。

檔案盤點時，通過中央處理系統(tǒng)啟動盤點程序，密集架RFID天線板自動掃描和讀取架體內(nèi)的檔案位置和信息，發(fā)現(xiàn)異?；騺G失時自動提示并報警。

RFID應用使檔案管理智能化，自動化邁出了一大步，自動準確地確定了檔案的位置和狀態(tài)，實現(xiàn)了整個過程中的無人管理，大大提高了工作效率，避免了人工操作中存在的一些問題，提高了加密檔案的安全性。